거래명세서 쓰는 법 — 칸마다 쓰는 법과 자주 틀리는 다섯 곳

거래명세서는 어떤 서류인가요

물건을 보낼 때 같이 건네는 한 장입니다. 누가, 누구에게, 언제, 무엇을, 몇 개, 얼마에 넘겼는지가 적혀 있습니다.

받는 쪽은 이 한 장으로 주문한 대로 왔는지 확인하고, 보내는 쪽은 이 한 장으로 나중에 받을 돈을 맞춰 봅니다.

「거래명세표」라고도 부릅니다. 같은 서류입니다.

법으로 정해 둔 서식은 없습니다. 위의 여섯 가지가 빠짐없이 들어 있으면 됩니다.

바로 쓸 양식이 필요하시면 → 무료 거래명세서 엑셀 양식 수량과 단가만 넣으면 공급가액·세액·합계가 채워집니다.

칸마다 무엇을 적나요

보통 두 장을 씁니다. 한 장은 거래처가, 한 장은 우리 회사가 보관합니다.

납품 현장에서 자주 틀리는 다섯 곳

1. 거래처마다 다른 단가

같은 물건이라도 오래 거래한 곳, 많이 가져가는 곳은 단가가 다릅니다.

명세서를 쓰는 사람이 이 거래처에 얼마로 주기로 했는지 모르면 정가로 적어 보냅니다. 거래처에서 전화가 옵니다.

거래처별 단가표를 명세서 쓰는 자리 바로 옆에 두세요.

2. 품목 이름이 매번 다름

「트리트먼트 1L」, 「트리트먼트 대」, 「TR 1000」. 같은 물건인데 쓰는 사람마다 이름이 다르면 지난번에 몇 개 나갔는지 다시 찾기 어렵습니다.

품목 이름은 한 번 정하면 그 이름 그대로만 씁니다.

3. 견적서 날짜를 거래일자로

거래일자는 물건이 실제로 나간 날입니다. 견적을 낸 날이나 주문을 받은 날을 적으면 월말에 정산할 때 날짜가 어긋납니다.

4. 세액 계산

세액은 공급가액의 10%입니다. 줄마다 반올림한 값을 더한 것과 합계에서 한 번에 계산한 것이 몇 원 차이 날 수 있습니다.

어느 쪽으로 할지 정해 두고 매번 같은 방법으로 쓰세요. 부가가치세가 붙지 않는 물건(면세 품목)은 세액 칸을 비워 둡니다.

5. 서명 없는 명세서

물건을 받은 사람의 서명이 없으면 나중에 「그날 그거 안 왔어요」라는 말에 답할 길이 없습니다.

택배로 보낼 때는 받은 거래처가 사진을 찍어 보내 주는 것으로 대신하기도 합니다.

세금계산서와는 무엇이 다른가요

물건을 보낼 때는 거래명세서를, 세금 신고를 위해서는 세금계산서를 따로 발행합니다.

거래 관련 증빙은 보통 5년 보관합니다(국세기본법). 종이로 주고받았다면 사진이나 스캔으로도 남겨 두면 찾기 쉽습니다.

매주 같은 거래처에 쓰고 계신다면

한 달에 몇 장이면 엑셀 양식으로 충분합니다.

그런데 매주 같은 거래처 수십 곳에 명세서를 쓰고 계신다면, 위의 다섯 가지 실수는 쓰는 장수만큼 늘어납니다.

이럴 때는 순서를 바꿔 볼 수 있습니다.

• 거래처가 휴대폰으로 직접 주문합니다.
• 주문에는 그 거래처 단가가 이미 들어 있습니다.
• 출고하면 거래명세서가 같이 나갑니다.
• 남은 외상은 거래처마다 한 화면에 쌓입니다.

명세서를 「쓰는 일」이 「확인하는 일」로 바뀝니다.

cybergeni 의 **거래처 비서(새로핀 장부)**가 이 일을 합니다. 쓰시던 엑셀 장부는 저희가 옮겨 넣습니다. 미용 재료를 납품하는 회사라면 미용 재료 납품 페이지에서 하루 흐름을 보실 수 있습니다.

정리

• 거래명세서 = 거래명세표. 정해진 서식은 없습니다.
• 누가·누구에게·언제·무엇을·몇 개·얼마에, 여섯 가지가 들어가면 됩니다.
• 자주 틀리는 곳: 거래처별 단가 · 품목 이름 · 거래일자 · 세액 반올림 · 서명.
• 세금계산서를 대신하지 못합니다. 세금계산서는 따로 발행합니다.
• 양식은 여기서 무료로 받아 가세요.